Novedades e importancia de Registro Oficial de Licitadores y Empresas Clasificadas del Estado (ROLECE).

La entrada en vigor el 9 de septiembre de 2018 del apartado 159.4 a) de la Ley 9/2017 de Contratos del Sector Público supone que desde esta fecha, las empresas que quieran poder participar en licitaciones de cualquier Administración Pública a través del Procedimiento Abierto Simplificado (PAS), tendrán que estar registradas bien en el Registro Oficial de Licitadores y Empresas Clasificadas del Estado (ROLECE), bien en el Registro de Licitadores de la Comunidad Autónoma correspondiente (siempre y cuando el mismo certifique idénticas circunstancias que el ROLECE para la contratación tanto con la Comunidad en cuestión y sus organismos, como con las entidades locales de su territorio y sus organismos).

Los PAS pueden implementarse para contratos de obras de cuantía inferior a 2.000.000 euros y para contratos de suministros y servicios de menos de 100.000 euros, por lo que son muy comunes en el ámbito local. ROLECE también ofrece la posibilidad de buscar socios para la creación de UTEs (Uniones Temporales de Empresas).

Tal y como se recoge en el art. 96 de la Ley 9/2017 de Contratos del Sector Público, ROLECE “acreditará frente a todos los órganos de contratación del sector público, a tenor de lo en él reflejado y salvo prueba en contrario, las condiciones de aptitud del empresario en cuanto a su personalidad y capacidad de obrar, representación, habilitación profesional o empresarial, solvencia económica y financiera y técnica o profesional, clasificación y demás circunstancias inscritas, así como la concurrencia o no concurrencia de las prohibiciones de contratar que deban constar en el mismo”.

En este post recogemos las claves de la inscripción en ROLECE.

El acceso a la plataforma.

La página web del ROLECE es la siguiente: www.registrodelicitadores.gob.es. La misma da acceso a una plataforma que sirve para inscribirse por primera vez, pero también para modificar datos o dar de alta alguno nuevo. Para entrar en ella es necesario contar con un DNI electrónico o con un certificado digital electrónico CERES (FNMT-RCM). Este último puede solicitarse vía online a través de un link que facilita el propio ROLECE. El funcionamiento interno del sistema de registro puede encontrarse detallado en este manual, de fecha marzo de 2018. En los siguientes párrafos se recogen sus elementos más importantes.

Los trámites y la documentación recogida en el manual.

La solicitud para incluir nuestra empresa en ROLECE implica la necesidad de aportar un gran número de datos relativos a la entidad: acerca de la constitución empresarial, el domicilio y el objeto social, los administradores, los apoderados, la cifra de negocios, las pólizas de responsabilidad asegurada, las autorizaciones y habilitaciones profesionales o empresariales, la página web, así como otros datos relativos a las comunicaciones y al proceso de inscripción.

Un punto a destacar entre la información a suministrar es que deben proporcionarse las cuentas anuales en formato “.XBRL”, que es el mismo que se emplea para presentarlas ante el Registro Mercantil. En caso de haberlas presentado en formato papel, los ficheros XBRL se pueden generar igualmente a través de la propia página del Registro (links del programa para obtenerlos y el manual del mismo). Si el documento XBRL no está disponible al realizar la solicitud se puede entregar de forma separada, marcando tal opción y contactando al registro para concretar la forma de entrega. Existe igualmente la opción de guardar borradores de la solicitud si no es posible completarla del todo en un determinado momento, y de esta forma poder hacerlo más tarde.

Tras introducir todos los datos se pueden modificar si hay alguno incorrecto. En caso de que estén bien, se procede a firmar. Para hacer efectiva esa firma electrónica es necesario obtener la aplicación Autofirma, que puede encontrarse en este enlace, y que permite seleccionar nuestro certificado digital para firmar con él. Tras hacerlo, se genera la posibilidad de descargar un justificante de solicitud de inscripción en ROLECE.

Para iniciar la tramitación de la solicitud, se debe aportar la justificación junto con los documentos que certifican que la información incluida en el proceso de registro es correcta, los cuales se detallan en las páginas 50 y 51 del manual. Estos documentos deben ser originales o copias autenticadas ante notario. En caso de que la empresa los posea firmados electrónicamente por el órgano correspondiente, que será aquél que los expida (Notario o Registrador), se podrán remitir a través del propio ROLECE. Si no se poseyeran tal como se menciona, se enviarían los originales en formato físico para ser digitalizados. En cualquier caso, de contar con la documentación firmada electrónicamente, esta se puede tanto adjuntar a la vez que se añaden los datos, como posteriormente una vez hecha la solicitud en primera instancia.

Representantes ante ROLECE.

Los Representantes ante ROLECE son las personas autorizadas para modificar la información de la empresa incluida en la plataforma, más allá de quienes sean los administradores de tal información en términos generales. Estos Representantes deben contar con la condición de Solicitante (regulada por el artículo 3 de la Orden EHA/1490/2010), que debe ser un representante legal de la empresa, estando acreditado por medio de un Poder Especial Notarial, y sin que sea necesaria su inscripción en el Registro Mercantil.