La actual situación provocada por el COVID-19 ha obligado a muchas empresas a depender del teletrabajo para continuar con su actividad. En distintos países, muchas empresas llevan años utilizando el trabajo a distancia como alternativa a la oficina. La situación en España es distinta, estando el teletrabajo bastante poco extendido. Hasta el momento, nunca nos habíamos planteado la posibilidad de realizar nuestra actividad laboral desde casa. Pero ahora, de un día para otro, nos hemos visto obligados a adaptarnos a esta nueva realidad. El teletrabajo genera dudas tanto para los trabajadores, que no saben si podrán realizar sus labores igual que en la oficina, como para las empresas, que han visto cómo se pone a prueba su nivel de digitalización y adaptación a las nuevas tecnologías. En este post vamos a analizar qué es el teletrabajo, cuáles son las mejores herramientas para realizarlo y algunas recomendaciones para adaptarnos a él. 

¿QUÉ ES EL TELETRABAJO?

El teletrabajo se define como la modalidad de trabajo que se lleva a cabo a distancia, es decir, en un lugar diferente al establecimiento de la empresa. La tecnología disponible actualmente es la que permite que esto puedo realizarse. Muchas tareas, sobre todo relacionadas con labores de oficina, no requieren necesariamente la presencia del empleado en su puesto de trabajo para poder realizarse satisfactoriamente. Existen tres tipos de teletrabajo en función del lugar en el que se realice: 

  • Domicilio: El trabajador realiza su labor desde su propio domicilio.
  • Móvil: El trabajador alterna trabajo en la oficina con el trabajo desde su domicilio.
  • Telecentro: La empresa cuenta con una oficina secundaria desde la que los trabajadores realizan ciertas tareas fuera de la oficina central.

Como ya hemos dicho, es la digitalización de la economía, en general, y de las empresas, en particular, la que posibilita trabajar desde fuera de la oficina. Para ello, existen múltiples alternativas que facilitan la realización del trabajo a distancia. Vamos a hablar de las más completas y utilizadas a continuación. 

PRINCIPALES HERRAMIENTAS PARA TELETRABAJAR

SLACK

Esta aplicación permite crear canales para que los empleados se comuniquen y puedan colaborar. Dispone de múltiples herramientas de productividad integradas (Dropbox, Twitter, Google Drive, Twitter, MailChimp, Skype) y permite agrupar mensajes y compartir archivos. Su característica más interesante es la posibilidad de organizar las tareas por temática, grupo de trabajo, cliente o cualquier otra categoría que se quiera. 

Dispone de una versión gratuita y versiones de pago más completas para empresas que demanden funcionalidades adicionales. 

TRELLO

Lista de tareas conjunta que permite a los usuarios crear actividades y monitorear el rendimiento en tiempo real. La herramienta se basa en la creación de tarjetas que se pueden asignar a cada trabajador o grupo de trabajo. Estas tarjetas se pueden agrupar, por ejemplo, en tareas pendientes y tareas realizadas para poder controlar en qué está trabajando cada miembro del equipo.  

TEAMS

Plataforma similar a Slack que permite la colaboración y la interacción entre los trabajadores. Incluye todas las herramientas de Microsoft Office, tanto las de ofimática -Word, Excel, PowerPoint-, como las de comunicación Skype, e incluso puede añadirse Trello para monitorizar las tareas. 

La suscripción gratuita es bastante completa, aunque también dispone de versión de pago con características adicionales. 

GSUITE

Además de herramientas de comunicación incluye los programas de ofimática de Google, que permiten editar documentos de forma colaborativa. Se presenta en tres alternativas de suscripción con un precio en función de las herramientas de productividad y de gestión de la seguridad que se necesiten. 

SKYPE

Es la aplicación más conocida para videollamadas. Su utilidad principal en el ámbito de la empresa es que permite videollamadas entre varias personas a la vez, lo que la hace idónea para mantener reuniones virtuales. 

Otras alternativas a Skype con funciones parecidas son JitsiZoomWebex y Google Meet. 

Cualquiera de estos programas es recomendable para sacar el máximo rendimiento del trabajo a distanciaDependiendo de las características de la empresa -tamaño, actividad, forma de trabajar-, algunas pueden ser más adecuadas que otras. Lo aconsejable es que se prueben (la mayoría son gratis o tienen versiones de prueba gratuitas) para decidir cual encaja mejor con tu tipo de negocio. 

REGULACIÓN DEL TELETRABAJO EN ESPAÑA

En nuestro país, el teletrabajo está regulado por el Acuerdo Marco Europeo sobre Teletrabajo. En él se establecen la definición y campo de aplicación del teletrabajo, el carácter voluntario, las condiciones de empleo, la protección de datos y de la vida privada, los equipamientos, la salud y la seguridad, la organización del trabajo, la formación, y los derechos colectivos, así como la implementación y seguimiento del mismo. 

Es importante remarcar el carácter de voluntariedad del teletrabajo, aún en la situación en la que actualmente nos encontramos. Si no existe acuerdo formal entre empresa y trabajadores, estos últimos no estarían obligados a teletrabajar. 

Otra cuestión que se regula es la del material para teletrabajar. La empresa debe dotar a los empleados del equipamiento necesario para trabajar a distancia si estos no disponen de él. 

Por último, cabe destacar que los trabajadores a distancia mantienen intactos los mismos derechos que tenían cuando realizaban su actividad en el centro de trabajo.  

VENTAJAS E INCONVENIENTES

VENTAJAS

  • Flexibilidad de horarios y movilidad. El trabajador cuenta con autonomía para organizarse sus labores y trabajar desde donde quiera. En algunos casos, esta flexibilidad aumenta la productividad, ya que puede mejorar el ánimo del trabajador, aunque en otros lo reduce por la falta de control.  
  • Reducción de gastos y tiempo en los desplazamientos. Esto es todavía más importante en ciudades grandes donde trasladarse al lugar de trabajo consume varias horas. 
  • Reducción del estrés y la presión asociadas al trabajo. 
  • Menores problemas de convivencia y entorno laboral entre los empleados. 
  • Eliminación del absentismo laboral.
  • Posibilidad de conciliar mejor la vida laboral y familiar.
  • La empresa reduce en gastos relacionados con los servicios tales como la electricidad, el equipamiento, calefacción, arrendamiento de espacios y otros gastos similares. 

INCONVENIENTES

  • Dificultad en la comunicación entre los trabajadores. 
  • Reducción de la cooperación y el trabajo en equipo. 
  • El trabajador puede sentirse aislado y menos identificado con la empresa por trabajar a distancia, y reducir su compromiso y rendimiento.
  • Los trabajadores deben contar con equipamiento en sus domicilios que les permita realizar su actividad laboral. 

PREGUNTAS FRECUENTES

Una de las dudas más recurrentes sobre el teletrabajo es la relacionada con los horarios. A diferencia de lo que muchos piensan, el teletrabajo no implica que los trabajadores no tengan que cumplir con sus horas de trabajo. Existen diversas formas en las que una empresa puede hacer un registro horario de los trabajadores, y es responsabilidad de la empresa facilitarlas. Una opción es instalar un software de control horario, como por ejemplo Time@Work, que permite hacer un registro de las horas trabajadas. Otra alternativa más flexible es que los trabajadores tengan que conectarse a una plataforma de colaboración online (como las que hemos analizado antes) durante sus horas de trabajo. 

La empresa también deberá proveer a sus empleados de la formación y el material que necesitan para poder realizar su labor desde fuera de la oficina. Por su parte, los trabajadores deberán seguir las pautas y herramientas proporcionadas por la empresa con esta finalidad. 

CÓMO ADAPTARSE AL TELETRABAJO

Cuando se trabaja a distancia, tanto empresas como trabajadores deben adoptar ciertos comportamientos para hacer posible el teletrabajo. Los trabajadores deben estar atentos a las vías de comunicación con la empresa. Debe existir un contacto continuo entre ambos que evite la desmotivación por aislamiento del trabajador. 

La forma más adecuada de mantener la calidad en el trabajo es establecer tareas y objetivos que los trabajadores deban cumplir dentro de un plazo. Así, estos pueden organizar su tiempo de la manera que crean conveniente, pero teniendo la obligación de cumplir con lo que la empresa pide de ellos.  

Para que esto sea posible, y la empresa alcance sus objetivos, los empleados deben estar formados en las tecnologías del teletrabajo, de manera que saquen el máximo provecho de estas herramientas. 

Uno de los grandes peligros del teletrabajo es que los empleados sienten que nunca terminan de trabajar. Muchos se organizan el trabajo incluyendo los fines de semanaPara evitar esta situación, es necesario que los empleados tengan disciplina y autocontrolLo ideal es establecer una rutina diaria con la que se esté cómodo y que permita realizar las tareas que pide la empresa dentro del plazo establecido. 

Si se siguen estas pautas y tanto empresas como empleados ponen de su parte, el teletrabajo no debe suponer una pérdida de rendimiento. Si se gestiona bien, el trabajo a distancia puede incluso aumentar la productividad de los empleados, y quizás, cuando acabe el confinamiento, algunas empresas se planteen mantenerlo como alternativa al trabajo presencial.